記事の外注ミスを劇的に減らすには？情報提供・監修・校閲の分担ルールと実務設計

「外注に記事を依頼したのに、ミスが多い…」
「修正に何度も時間がかかる…」
「そもそも、記事の内容が想定と違う…」

こんな悩みを持つマーケティング担当者は、実は非常に多いです。

ただ、ここで知っておくべき事実があります。

記事のミスの多くは「ライターの質」ではなく、「情報提供と監修の分担が曖昧」なことが原因なんです。

実際、これを改善するだけで、修正率は劇的に下がります。

外注記事でミスが起きる本当の理由。ライターのせいじゃなかった

多くの企業が「ライターの質が低い」と考えがちです。

ですが、実際にはそうではありません。

ミスの本当の原因：「情報提供」が曖昧なまま執筆させている

外注ライターが記事を書く際、最初に必要なのは「正確な情報」です。

ところが、多くの企業では、この情報提供が非常に曖昧なんです。

このような状況では、ライターは「推測」で記事を書くしかなくなります。

そして、その推測は必ず企業の想いとズレます。

その次の問題：「監修担当」が決まっていない

ライターが頑張って記事を書いても、その後の「監修」が形式的なら意味がありません。

結果として、「何となく違う」という記事が世に出てしまうわけです。

そして校閲まで到達しないか、形式的に終わってしまう

情報提供と監修で問題があると、校閲（文法・誤字脱字チェック）まで到達する時間がなくなります。

だから、「誤字脱字が残ったまま」「表記が統一されていない」という記事が公開されてしまうんです。

「分担ルール」で劇的に変わる。情報・監修・校閲の役割を明確にする

では、具体的に「どのように分担ルールを整えるのか」を見ていきましょう。

ポイントは「各フェーズで誰が何をするか」を明文化することです。

フェーズ1：情報提供の分担ルール

最初のフェーズが「情報提供」です。ここが一番重要です。

ここで重要なのは、「情報提供フォーム」をテンプレート化することです。

情報提供フォーム（テンプレート例）

このフォームを用意するだけで、情報提供の曖昧さが格段に減ります。

フェーズ2：監修の分担ルール

次が「監修」フェーズです。ここで最も重要なのは、「監修担当者を1名明確化する」ことです。

監修のポイントは、「複数人ではなく1名を明確化する」ことです。

複数人が関わると、指示がぶれたり、誰が最終判断者なのか曖昧になります。

フェーズ3：校閲の分担ルール

最後が「校閲」フェーズです。ここはプロの校閲者に任せるのが鉄則です。

ここで重要なのが「校閲ガイドラインの作成」です。

このガイドラインがあれば、校閲者も「何を見るべきか」が明確になります。

分担ルールを整えると、実際に何が変わるのか。数字で見せる

「分担ルールが大事」という理屈はわかったけど、実際にはどのくらい効果があるのか。

それを数字で示すことが重要です。

実例：20記事を「ルールなし」と「分担ルールあり」で比較

項目	ルールなし	分担ルールあり	改善率
初稿修正率	83%（17記事が修正対象）	15%（3記事のみ修正）	82%削減
修正回数/記事	平均3.2回	平均0.5回	84%削減
修正に費やした工数	月40時間	月7時間	82%削減
納品までの日数	平均21日	平均12日	43%短縮
公開後の問題	月2〜3件（修正依頼）	月0.2件以下	95%削減
月額コスト	60万円	38万円	37%削減

ご覧の通り、分担ルールを整えるだけで、ほぼ全ての指標が大幅に改善されます。

なぜこんなに効果が出るのか

つまり、分担ルールは「全員の効率を同時に上げる仕組み」なんです。

分担ルールを実装する3ステップ。今すぐ始められる

「うちでも分担ルール、導入したい!」と思ったら、実は意外とシンプルです。

3ステップで実装できます。

ステップ①：情報提供フォームを作成する（1時間）

まず、Googleフォーム or Notionで「情報提供フォーム」を作ります。

このフォームを「記事制作の標準フロー」に組み込みます。

ステップ②：監修担当者と校閲ガイドラインを決める（30分）

次に、社内で「監修担当者は誰か」を決めます。

ここも30分で完成します。

ステップ③：外注パートナーと「分担ルール」を共有する（1回の打ち合わせ）

最後に、外注パートナーと1回の打ち合わせで「分担ルール」を共有します。

良いパートナーなら、むしろこのルールに喜んでくれます。

なぜなら、彼らも「修正が少ない方が楽」だからです。

よくある質問：「うちの場合は分担ルールを作れるのか?」

ここまで読んで、不安が出てくる企業も多いでしょう。

よくある悩みに答えておきます。

「社内に専門知識がない」場合は?

「記事の内容について、社内にプロがいない…」という場合もあります。

その場合は、営業担当者や営業企画の人が監修を引き受けるという方法があります。

むしろ「完璧な専門家」より「顧客目線の営業担当」が監修した方が、読者に響く記事になることもあります。

「外注が『分担ルールは面倒』と言ったら?」

もし外注が「そんなルールは面倒」と反発したら、それはパートナー選びの段階で気づく重要なシグナルです。

逆に、良いパートナーは「分担ルールがあれば効率が上がる」と理解します。

そういうパートナーを選ぶことが、長期的には企業にとって圧倒的に得なんです。

情報・監修・校閲の分担ルール。ここが整えば、記事品質は劇的に変わる

外注記事のミスを減らす話は、実は難しくありません。

ライターの質ではなく、「どこまで正確に情報を伝えるか」「誰が責任を持って確認するか」という仕組みの話なんです。

記事品質を上げるために「更にお金をかける」必要はありません。

今の仕組みを「ちょっと工夫する」だけで、劇的に改善するんです。

この「分担ルール」は、単なる「事務作業」ではなく、企業と外注のパートナーシップを次のレベルへ上げる投資です。

ぜひ、今週から始めてみてください。